Kişisel bilgileri düzenleyen çok çeşitli yazılım işlevleri. Standart bir PIM paketi, etkinlikler için bir zamanlayıcı, kişiler için adres defteri ve yapılacaklar listesi içerir. E-posta, metin notları ve/veya sesli notlar ve alarmlar (hatırlatıcılar) da dahil edilebilir. Bazı cep telefonları, PIM verilerinin (otomatik olarak da) bir bilgisayar ve/veya web tabanlı PIM hizmetiyle senkronize edilmesine olanak tanır.
Kişisel bilgi yönetimi ( KBY ), insanların günlük kullanımda
Belgeler (kağıt tabanlı ve dijital), web sayfaları ve e-posta mesajları gibi bilgi öğelerini edinmek veya oluşturmak, depolamak, organize etmek, muhafaza etmek, almak ve kullanmak için gerçekleştirdikleri faaliyetlerin incelenmesi ve uygulanmasıdır; bu faaliyetler, görevleri (işle ilgili olsun veya olmasın) tamamlamak ve bir kişinin çeşitli rollerini (ebeveyn, çalışan, arkadaş, topluluk üyesi vb.) yerine getirmek için kullanılır; kişi içi kapsamlı bilgi yönetimidir. Kişisel bilgi yönetimi, bazı tanımlara göre bir alt alandır.
Kişisel Bilgi Yönetiminin (PIM) ideallerinden biri, insanların her zaman doğru bilgiyi doğru yerde, doğru biçimde ve mevcut ihtiyaçlarını karşılayacak yeterli eksiksizlik ve kalitede bulabilmeleridir. Teknolojiler ve araçlar, insanların PIM’in zaman alıcı ve hataya açık büro işleriyle (bilgi arama ve düzenleme gibi) daha az zaman geçirmelerine yardımcı olabilir. Ancak araçlar ve teknolojiler, insanları çok fazla bilgiyle bunaltarak bilgi aşırı yüklenmesine de yol açabilir.
Kişisel Bilgi Yönetimi’nin (PIM) özel bir odak noktası, insanların kişisel bilgi koleksiyonlarını nasıl organize ettikleri ve korudukları ve bunu yapmalarına yardımcı olabilecek yöntemlerdir. İnsanlar çeşitli ortamlarda, çeşitli nedenlerle ve çeşitli bilgi türleriyle bilgi yönetebilirler. Örneğin, geleneksel bir ofis çalışanı, fiziksel belgeleri proje adına göre alfabetik olarak düzenlenmiş asılı klasörlere yerleştirerek bir dosya dolabında saklayabilir. Daha yakın zamanlarda, bu ofis çalışanı dijital belgeleri yerel, bilgisayar tabanlı bir dosya sisteminin sanal klasörlerine veya bir dosya barındırma hizmeti (örneğin, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive ) kullanarak bulut tabanlı bir depoya organize edebilir . İnsanlar ayrıca çok daha özel, kişisel bağlamlarda da bilgi yönetirler. Örneğin, bir ebeveyn çocuklarının fotoğraflarını kağıt tabanlı veya dijital olabilen bir fotoğraf albümünde toplayıp düzenleyebilir.
Kişisel Bilgi Yönetimi (PIM) yalnızca bilgiyi depolama ve düzenleme yöntemlerini değil, aynı zamanda insanların koleksiyonlarından bilgiyi yeniden kullanmak üzere nasıl geri aldıklarını da ele alır. Örneğin, bir ofis çalışanı, projenin adını hatırlayarak ve ardından alfabetik arama yaparak uygun klasörü bularak fiziksel bir belgeyi yeniden bulabilir. Hiyerarşik dosya sistemine sahip bir bilgisayar sisteminde, bir kişi belgenin bulunduğu en üst düzey klasörü hatırlamalı ve ardından istenen belgeye ulaşmak için klasör içeriğinde gezinmelidir. E-posta sistemleri genellikle alan bazlı arama (örneğin, gönderene, konuya, tarihe göre arama) gibi ek yeniden bulma yöntemlerini destekler. Belge türlerinin özellikleri, bunları tanımlamak için kullanılabilecek veriler (meta veriler) ve bunları depolamak ve düzenlemek için kullanılan sistemlerin özellikleri (örneğin, alan bazlı arama) kullanıcıların kişisel bilgi yönetimini nasıl gerçekleştireceğini etkileyebilecek bileşenlerdir.
